月末になると、メールに届いた請求書を探し、領収書の金額を転記し、入出金明細と照合する。経理担当者がいても、こうした作業を社長自身が担っている中小企業は少なくないでしょう。
一つひとつは難しくなくても、書類の所在を確認したり、不足情報を聞いたりするうちに時間が過ぎていきます。
OpenAIが2026年9月29日に発表した「Dots」は、このような継続的な業務を支援する可能性を持つAIエージェントです。公式発表では、請求漏れに気づき、請求書を作成して、本人の承認後に送信した初期テスターの事例も紹介されています。OpenAI公式発表
では、実際の経理業務にはどう取り入れられるのでしょうか。この記事では、公式に確認できる特徴を踏まえ、経理への応用例と導入方法を整理します。以下の活用案は、当社で導入効果を検証した実績ではなく、業務設計の提案です。
OpenAIのDotsとは？経理担当者が押さえたい特徴
Dotsは、目標や役割を伝えることで、会話と会話の間も仕事を進められる常時稼働型のエージェントです。専用のクラウドコンピューターとブラウザーを持ち、接続したアプリや許可された情報を使って作業します。
経理との関係で注目したいのは、「毎回ファイルを渡して同じ説明をする」負担を減らせる可能性です。対象資料、作業の頻度、出力形式、確認が必要な条件を定めれば、継続的な担当業務として任せる設計が考えられます。
ただし、接続しただけで必要な経理処理がすべて始まるわけではありません。何を確認し、どこまで実行するかを具体的に伝える必要があります。
Dotsには操作の許可・承認・禁止を設定する仕組みがあります。経理では、資料の整理や下書きと、外部送信や確定処理の権限を分けて設計することが重要です。Dotsの操作・権限管理
また、利用は対象プランや地域、組織の設定に応じて順次提供されています。自分のアカウントで利用できるか、必要なアプリへ接続できるかを最初に確認しましょう。Dotsの利用条件
経理自動化で検討したい5つの活用場面
ここで紹介するのは、Dotsの情報整理・分析・文書作成能力を経理に応用する案です。会計専用の標準機能として提供されていることを意味するものではなく、接続先や権限によって実現方法は変わります。
1．請求書・領収書を確認用の一覧にする
最初に取り組みやすいのは、指定フォルダーへ集めた請求書や領収書の一覧化です。
抽出する項目は、取引先、請求番号、請求日、税抜・税込金額、支払期限など。結果には元ファイルへのリンクも付けます。担当者が数字を確認するとき、原本へすぐ戻れることが大切です。
読み取れない金額や、支払期限が記載されていない書類は、推測で埋めず「要確認」とします。読めた項目と読めなかった項目を分けるだけでも、担当者が見るべき場所を絞れます。
一方、画像が不鮮明だったり、複数ページに明細が分かれていたりすると、読み取りを誤る可能性があります。導入初期は抽出結果を原本と照らし合わせ、苦手な書類の種類を把握する必要があります。
2．社内ルールに沿った仕訳候補を作る
過去の承認済み仕訳や社内の処理ルールを参照して、勘定科目や摘要の候補を作る方法も考えられます。
例えば、毎月発生するサービス利用料について、過去の処理と今回の請求内容を比較する作業です。候補だけでなく、「前月の同一契約を参照した」といった根拠を添えると確認しやすくなります。
ただし、取引先が同じでも購入内容が同じとは限りません。用途や契約条件が変わっている場合もあるため、取引先名だけで処理を確定しない設計が必要です。
最終的な会計・税務上の判断は、社内の経理責任者や顧問税理士が確認する運用にします。
3．請求書と入出金データを照合する
請求書一覧と、銀行や会計システムから出力した入出金CSVを比較し、一致する候補を探します。
成果物は「一致候補」「未一致」「要確認」の3区分にすると実務で使いやすくなります。金額と日付だけでなく、取引先名や請求番号など、照合に使った情報を残します。
注意したいのは、金額が同じでも別の取引である可能性です。複数請求の合算入金、分割入金、振込手数料の差引などもあります。曖昧な取引まで無理に一致させず、人が判断する一覧へ回します。
4．請求漏れや期限が近い案件を見つける
契約や納品状況と請求履歴を突き合わせ、「請求対象と思われるが請求書を確認できない案件」を抽出する使い方です。
これは、OpenAIが紹介した請求書作成の事例ともつながる発想です。ただし、実際の運用では契約上の請求条件や締め日を把握する必要があります。
「納品済みだから直ちに請求」という会社ばかりではありません。検収待ちや月末締めの案件もあるため、報告時は「請求漏れ」と断定せず、確認候補として理由を示します。
取引先への問い合わせや請求書送信は、担当者が内容を確認してから実行する運用が適しています。
5．月次レポートの下書きを作る
確定済みの会計データから、売上・費用の前月差や、増減の大きい項目を整理する作業です。
数字を並べるだけでなく、「確認が必要な変動」を短くまとめれば、経営者が判断するための資料になります。
例えば広告宣伝費が増えた場合、増加額はデータから算出できます。しかし、その理由が広告出稿の増加なのか、計上時期のずれなのかは、数字だけでは分かりません。事実、資料で確認できた理由、未確認の仮説を分けて書かせることが重要です。
実践例：毎週の請求書チェックをDotsに任せる
最初の導入対象としておすすめなのは、毎週の請求書チェックです。出力結果が目で確認でき、対象も限定しやすいためです。
まず、経理担当者が請求書を集めるフォルダーを決めます。メール受信箱全体を最初から対象にするより、「今月の請求書」など範囲を絞った方が、漏れや重複を検証しやすくなります。
次に、会社として必要な項目と、迷ったときの扱いを決めます。請求番号がない書類、外貨建ての請求書、修正版が届いたケースなど、例外を想定しておきます。
依頼文は、例えば次のようにします。
毎週金曜日に、指定フォルダー内の今月の請求書を確認してください。取引先、請求番号、請求日、税込金額、通貨、支払期限、元ファイルへのリンクを一覧にしてください。処理履歴と照合し、重複の疑いや修正版があれば要確認にしてください。読み取れない項目は推測で埋めず、理由を添えて報告してください。メール送信、会計ソフトへの確定登録、支払いは行わず、確認用の一覧を提出してください。
運用には、既に処理した書類を記録する台帳も用意します。前回の会話だけに頼らず、ファイル識別情報や処理日を残しておけば、再実行時の重複を確認できます。
また、フォルダーを読み取れなかった場合は「今週の請求書はゼロ」と報告させてはいけません。「接続に失敗して未確認」と明示するルールが必要です。未確認と該当なしを区別することが、業務自動化の信頼性を左右します。
ObotAIの活用例｜BoardとGoogleドライブを連携し、領収書の整理から月次決算まで自動化
株式会社ObotAIでは、経理業務に利用している「board」のAPIとGoogleドライブを連携させ、領収書の整理から月次決算に必要な資料の作成まで、一連の作業を自動化する仕組みを構築しました。
領収書は、Googleドライブのスキャン機能を使ってスマートフォンのカメラで撮影し、PDFとして保存します。保存した書類から日付・支払先・金額などを読み取り、自動的にリスト化。Boardのデータと組み合わせることで、月次決算に必要な情報をまとめられるようにしています。
この仕組みで重視したのは、普段使っているツールをつなぎ、書類の収集や転記にかかる手間を減らすことです。領収書を撮影して保存するところを入口に、その後の整理・集計へ処理をつなげています。
ただし、月次決算の自動化では、資料をそろえて集計する工程と、会計上の判断や決算数値を確定する工程を分けて考える必要があります。AIが作成したリストや集計結果を確認できる状態にしておくことが、継続して運用するうえで重要です。
Dotsに任せる作業と、人が承認する作業
経理自動化では、どこで人が確認するかを先に決めておくと導入が進めやすくなります。
請求書の一覧化、照合候補の抽出、レポートの下書きは、結果を検証しながら任せる範囲を広げられる作業です。一方、帳簿の確定、税務上の判断、振込先の変更、支払いは、誤りの影響が大きくなります。
この記事で提案する初期運用では、これらの重要な処理は人が承認・実行することを前提にします。請求書や督促メールも、下書きを確認してから送る方が、取引先との行き違いを防げます。
必要な権限も段階的に付与します。請求書一覧を作る段階なら、対象資料を読む権限と、確認用ファイルを作る権限から始められます。
結果には、元資料、処理日時、使用したルール、要確認事項を残します。誰が何を確認したのかが追える状態にしておけば、間違いが見つかったときも原因を調べやすくなります。
機密情報を扱うため、利用プランのデータ取り扱い条件、社内ルール、保存先へのアクセス権も確認します。便利さと確認可能性を両立させる設計が必要です。
小さく始める導入手順と効果の測り方
導入は「請求書の一覧化」のような一つの業務から始めます。複数の工程を同時に自動化すると、間違いが読み取り、照合、出力のどこで生じたのか分かりにくくなります。
試行では、担当者が処理した結果とDotsの結果を比較します。金額や日付が一致しているかだけでなく、書類の見落とし、不適切な重複判定、要確認に回すべき項目の見逃しも確認します。
その結果をもとにルールを修正します。「この取引先は請求番号がない」「外貨の金額を円と混同しない」といった条件を、確認できる形で蓄積していきます。
安定してきたら、入出金の照合や月次レポートへ対象を広げます。会計ソフトへの直接連携は、対象製品の接続方法と操作範囲を確認してから検討します。連携できることと、必要な処理を正確に実行できることは、それぞれ確かめる必要があります。
効果測定では、AIの処理速度だけを見ないことが大切です。計測したいのは、次の項目です。
- 資料収集から確認完了までの総作業時間
- 担当者による確認・修正にかかった時間
- 金額や日付などの抽出誤り
- 書類の見落としや重複
- 利用料と運用ルールの保守負担
転記が速くなっても、修正にそれ以上の時間がかかれば改善とは言えません。最初は自動化率よりも、「担当者の総作業時間が減り、確認品質を維持できたか」を判断基準にしましょう。
まとめ
Dotsを経理へ取り入れる価値は、散在する資料を集め、整理し、人が判断できる状態にする仕事を継続的に支援できる点にあります。
経営者として注目したいのは、どの作業から任せれば現場の負担が減るかです。まずは指定フォルダーの請求書を一覧化し、不足項目と確認候補を報告してもらう。その結果を担当者が確かめるところから始めれば、必要なルールも見えてきます。
小さな業務で正確さと効果を確認しながら任せる範囲を広げる。これが、経理の自動化を日常業務として定着させる現実的な進め方です。
